Это практическое руководство о том, какие расходы на дегустации и промо‑акции в розничных точках признаются при УСН «доходы‑минус», какие документы нужны и как правильно отразить операции в КУДиР. Подходит для кафе, продуктовых магазинов, салонов и выездных точек в Минске, Гомеле, Гродно и других городах Беларуси.
Что входит в расходы: товары для проб, расходники и оплата промоутеров
Примеры затрат: продукты для раздачи проб, упаковка, одноразовая посуда, аренда стойки, оплата промоутера, транспорт. Практический сценарий: небольшое кафе в Гомеле проводит у входа дегустацию нового десерта — покупаются 5 кг теста, одноразовые ложки, оплачивается промоутер на два дня.
Как сделать: оформите закупку на юридическое лицо или ИП с указанием наименования товаров, сохраняйте товарные накладные и кассовые чеки, заведите отдельную статью в смете «дегустации и промо‑акции» и прикрепляйте к ней все первичные документы.
Договоры и акты: с кем и как оформлять
Чаще всего нужен договор с промоутером или подрядчиком, счет и акт выполненных работ, товарная накладная от поставщика. Практический сценарий: магазин в Гродно нанял промоутерскую службу для выходных; подписали договор на оказание услуг, промоутеры сдали акт после мероприятия, магазин сохранил чеки на продукты.
Как сделать: в договоре пропишите объём работ, даты, ответственность за остатки проб и порядок их возврата/списания. Требуйте от подрядчика акт с подписью и печатью, прикладывайте фотоотчёт или список участников мероприятия.
Смета и учёт себестоимости проб
Смета помогает разделить одноразовые и постоянные расходы, учесть списание непроданных образцов и амортизацию декорации. Практический сценарий: магазин в Барановичах проводит дегустацию трёх сыров — в смете указана себестоимость проб, расход на упаковку и логистику, утверждён лимит на промоутеров.
Как сделать: подготовьте простую смету до мероприятия с разбивкой по статьям, утвердите бюджет ответственным лицом, при списании отражайте конкретные количества проб и стоимость в приходной/расходной документации.
Отражение в КУДиР и налоговые нюансы
При УСН «доходы‑минус» расходы признаются при наличии первичных документов и экономического обоснования. Практический сценарий: салон красоты в Минске провёл тестирование бьюти‑боксов в торговом центре, оплатил стенд и промоутеров, оформил все акты и записал суммы в КУДиР по датам мероприятий.
Как сделать: в КУДиР вносите дату расхода, сумму и ссылку на первичный документ; храните договоры и акты минимум столько, сколько требует налоговый период; при расходах на продукты фиксируйте остатки и пояснительную записку о предназначении проб.
Документирование фото‑ и видео‑отчётов, сувениры и полиграфия
Фото и видео подтверждают факт проведения акции и помогают снизить споры с инспекцией. Примеры: локальный магазин в Могилёве заказывает полиграфию для стойки и фотоотчёт мероприятия. Для учёта полиграфии и фирменных материалов используйте отдельные счета. Полезно читать инструкции по учёту полиграфии и фирменного стиля.
Как сделать: сохраните договоры с фотографами или студией, счета и акты; отметьте назначение материалов (например, «баннер для дегустации 12.06.2026»); прикрепите фото с датой к акту.
Типичные ошибки
- Нет договора с подрядчиком или промоутером, только устная договорённость.
- Отсутствуют акты выполненных работ и фотоотчёт как подтверждение услуги.
- Смешение личных и служебных расходов без документального разделения.
- Неправильная классификация: оформляют как представительские расходы без обоснования бизнес‑цели.
- Неучтённые остатки проб и списание без подтверждающих документов.
Полезные ссылки: инструкции по учёту расходов pop‑up и выездной торговли при УСН «доходы‑минус» для выездных акций: учёт расходов pop‑up и выездной торговли при УСН «доходы‑минус»; правила учёта фирменного стиля и полиграфии при УСН: учёт расходов на фирменный стиль и полиграфию при УСН «доходы‑минус расходы»; требования к фото‑ и видео‑подтверджению расходов: учёт расходов на фото‑ и видеосъёмку при УСН «доходы‑минус расходы».
3 шага на неделю:
- Составьте простую смету для ближайшей дегустации с перечислением всех статей и лимитов.
- Подготовьте договор‑шаблон для промоутеров и чек‑лист первичных документов (накладные, акты, фото).
- Проведите мероприятие и сразу оформите акты, сохраните фото и внесите суммы в КУДиР по датам.