Коротко: это руководство про то, какие расходы можно списать у ИП или малой компании на УСН «доходы‑минус» при организации pop‑up точки или выездной торговли летом. Нужны простые правила учёта, чтобы расходы прошли проверку и снизили налоговую базу без лишних вопросов.
Какие расходы признаются при pop‑up и выездной торговле — пример кафе на фестивале в Минске
Пример: небольшое кафе берёт место на летнем фесте в Минске. Типичные статьи расходов: аренда места/палатки, оплата электричества или генератора, закупка продуктов, одноразовая посуда, страховка, оформление разрешений, плата за мусор, оплата работы повара на время феста.
Как сделать: оформляйте каждый расход документом — договор аренды или акт, счета‑фактуры, товарные чеки, приходные накладные. В КУДиР записывайте дату, сумму, контрагента и цель расхода (например, «аренда палатки, фестиваль Парк‑фест, 12.07.2026»). Храните оригиналы 5 лет или согласно правилам хранения.
Транспорт и логистика — пример фудтрака из Гомеля на фестиваль в Мозыре
Пример: фудтрак едет на трёхдневный фестиваль в Мозыре. Затраты: топливо, оплата водителя, платная парковка, аренда прицепа, ремонт перед выездом.
Как сделать: ведите путевой лист с километражем, датами и целями поездок. Если автомобиль используется для личных поездок, разделяйте расходы по пропорции. Топливо отражайте как расход при наличии чеков и путевого листа. Сканируйте бумажные документы и сохраняйте в порядке по дате.
Полезно автоматизировать маршрут и учёт топлива в CRM или учётной системе — подробнее о выездных продажах и учёте топлива в CRM есть в материале Выездные продажи в CRM: маршруты, учёт топлива, контроль водителей.
Оплата работы и подрядчики — пример бьюти‑студии на pop‑up в Бресте
Пример: маленькая бьюти‑студия организует pop‑up на городской ярмарке в Бресте и нанимает мастера на день. Оплаты по договору, компенсации проезда, расходные материалы для работы.
Как сделать: оформляйте простые договоры гражданско‑правового характера или акты оказанных услуг. Указывайте в документе объем работы, дату и сумму. При выплате наличными получайте расписку или подпись в акте. По выплатам через банк сохраняйте выписку как подтверждение расхода. В КУДиР указывайте контрагента и основание платежа.
Касса, эквайринг и комиссии — пример ярмарки в Гродно
Пример: продавец использует терминал для приёма карт и мобильные платежи. Сумма продаж и комиссия эквайера влияют на чистый доход от точки.
Как сделать: сохраняйте отчёты от терминала и ежемесечные выписки по счёту. Комиссии включайте в расходы в том же периоде, когда фикcируете соответствующую выручку. Если используете несколько платёжных инструментов, ведите реестр комиссий и сводный отчёт для КУДиР.
Документы и хранение — пример pop‑up продажи сувениров в Витебске
Пример: магазин сувениров организует однодневную точку и продаёт продукцию без кассового аппарата. Нужно подтвердить закупку товара и факт продажи.
Как сделать: для закупки сохраняйте накладные и чеки от поставщиков. Для продаж оформляйте товарные чеки, бланки строгой отчётности или фискальные документы, если это требуется по закону. Делайте сканы документов и храните их в структуре по датам и категориям расходов.
Типичные ошибки
- Смешение личных и бизнес‑расходов без разделения и документальных оснований.
- Отсутствие договоров или актов на аренду места и услуги подрядчиков.
- Потеря чеков на топливо, расходники и мелкие покупки.
- Неучтённые комиссии эквайринга и возвраты при расчётах по картам.
- Неправильное отражение амортизации оборудования вместо списания мелкого имущества.
Полезные ссылки: подробный практический гид по pop‑up и акциям на фестивалях доступен в статье Pop‑up и акции на городских фестивалях: практический гид, а про оценку и запуск pop‑up проектов — в заметке Pop‑up проекты: как запустить и оценить бонусную программу для временной точки.
3 шага на этой неделе:
- Составьте список всех предполагаемых затрат для вашей точки и привяжите к каждому пункту требуемый документ (договор, чек, акт).
- Настройте систему хранения: бумажные папки и цифровая папка с именованием по дате и категории расходов; заведите электронную копию КУДиР.
- Сделайте минимум один пробный учёт: проведите запись в КУДиР по реальной покупке (аренда/топливо/оплата подрядчику) и сохраните сканы документов для проверки.