Это краткий практический гид о том, какие расходы связанны с выставками и ярмарками признаются при УСН «доходы‑минус расходы», как правильно оформить документы и внести записи в КУДиР. Полезно владельцам кафе, салонов, небольших магазинов и сервисов из Минска, Гомеля, Гродно и других городов Беларуси, которые участвуют в отраслевых событиях или планируют pop‑up продажи.
Что входит в расходы: аренда стенда, регистрация и смета
Типичные статьи: оплата места на выставке, регистрационный взнос, дизайн и монтаж стенда, аренда мебели и техники, печать баннеров и полиграфии, страхование экспоната. Пример: владелец мини‑пекарни из Гомеля арендует стенд на региональной ярмарке в Могилёве, оплачивает место, печать баннеров и услуги монтажников.
Как сделать: заключите с организатором письменный договор с подробной сметой и реквизитами. Сохраните все счета и акты приёма‑сдачи работ. В КУДиР запишите расход по дате оплаты, укажите контрагента и основание (номер договора или счета).
Логистика и проживание: транспорт, упаковка, грузчики
Траты на доставку образцов и оборудования, упаковочные материалы, оплата грузчиков, аренда транспорта и проживание сотрудников входят в расходы при наличии документов. Пример: мастер‑парикмахер из Бреста едет на выставку в Минск, оплачивает перевозку оборудования и ночёвку на два дня.
Как сделать: оформляйте договор аренды транспорта или акт приёма‑передачи груза, сохраняйте билеты и гостиничные счёта с отметками. Оформляйте командировочные через внутренний приказ и прилагайте расчёт суточных при расчёте затрат. В КУДиР отражайте каждую статью отдельно, с указанием документа‑подтверждения.
Демонстрационные образцы, дегустации и промо‑материалы
Расходы на дегустационные образцы, подарки клиентам и промо‑материалы можно списать при наличии товарно‑учётных документов или актов списания. Пример: кафе из Гродно выводит на фестивале пробники новых десертов и печатает купоны для посетителей.
Как сделать: оформляйте приход‑расход для образцов (акт списания или инвентарную карточку), сохраняйте рецептуры и стоимость ингредиентов при списании. Для дегустаций полезна инструкция по учёту и примеры оформления, например, в публикации про учёт дегустаций и промо‑акций.
Оплата подрядчиков: дизайн стенда, монтаж и услуги подрядчиков
Оплата услуг фрилансеров и агентств по разработке стенда, монтажу и обслуживанию признаётся расходом при наличии договора и акта выполненных работ. Пример: магазин из Мозыря нанимает дизайнера стенда и подрядчика для монтажа выставочной конструкции.
Как сделать: заключите договор с четким описанием объёма работ и сроков; требуйте акт выполненных работ и счет. В платежном поручении указывайте номер договора. Запись в КУДиР делайте по дате оплаты, указывая документ‑основание.
Практический сценарий: pop‑up на городском фестивале
Сценарий: пекарня из Барановичей участвует в уличном фестивале в Минске. Расходы: аренда места, печать баннеров, перевозка печи, оплата двух помощников, гостиница. Перед фестивалем заключён договор с организатором, после — подписаны акты о выполнении услуг и оформлены чеки на проживание. В КУДиР отражены все документы с пометкой «фестиваль», сумма и контрагент.
Как сделать: перед оплатой соберите шаблон сметы и перечня документов; требуйте договор и акты от каждого подрядчика; после мероприятия составьте внутрений акт списания образцов и приложите его к записи в КУДиР.
Полезные материалы
- План действий для pop‑up продаж на фестивалях и ярмарках
- Пошаговый план участия малого бизнеса в фестивалях и ярмарках
- Учёт расходов pop‑up и выездной торговли при УСН «доходы‑минус»
Типичные ошибки
- Оплата без договора или акта выполненных работ — расходы не подтверждаются.
- Смешивание личных и бизнес‑платежей при оплате проживания или транспорта.
- Нет документов на списание демонстрационных образцов — списание не проходит в учёте.
- Отсутствие подробной сметы в договоре с организатором выставки.
- Записи в КУДиР без указания контрагента и основания платежа.
3 шага на ближайшую неделю: 1) Собрать шаблон договора аренды стенда и образец акта выполненных работ; 2) Подготовить чек‑лист документов для логистики: счета, акты, гостиничные счета; 3) Настроить порядок внутреннего списания образцов и оформить бланк акта списания для будущих мероприятий. Сохранение договоров, счетов и актов упростит отражение расходов в КУДиР и снизит риск вопросов от налоговой.