Это короткое практическое руководство о том, какие расходы на фирменный мерч учитываются при УСН «доходы‑минус расходы», как документировать покупки и оприходование и как внести записи в КУДиР, чтобы не потерять вычет. Статья для владельцев кафе, салонов, магазинов и сервисов в Беларуси, которые заказывают сувениры, бейджи или футболки для персонала и клиентов.
Что относится к фирменному мерчу и какие расходы можно учесть
Фирменный мерч включает одежду для персонала (футболки, фартуки), сувениры для клиентов (ручки, блокноты), упаковку с логотипом и POS‑материалы, которые служат продвижению бизнеса. Учтите, что расходы относятся к затратам при УСН «доходы‑минус расходы», если они связаны с получением дохода и подтверждены документами.
Пример: небольшое кафе в Минске заказало 50 фартуков с логотипом для официантов — эти расходы учитывают как расходы на материальные ценности и спецодежду.
Как сделать: заведите отдельную папку с документами по мерчу — договор с поставщиком, счет‑фактуру/накладную, акт приёмки работ или ТОРГ‑12, фотографии готовой продукции и техкет (где есть описание использования мерча). Это главный риск‑минимизирующий шаг при проверке.
Выбор поставщика, цены и тарификация — на что смотреть
При выборе поставщика ориентируйтесь на прозрачные цены, сроки исполнения и наличие первичных документов. Для малого бизнеса чаще выгоднее брать партии небольшого объёма у местных типографий или ателье, чтобы не задерживать деньги на складских остатках.
Пример: салон красоты в Гомеле заказал фирменные мешочки и бирки у местной типографии, оплатил по факту и получил акт приёмки — расходы зачтены в КУДиР без вопросов.
Как сделать: перед оплатой потребуйте договор и счёт, оговорите условия приёма (количество, качество). Если мерч брендированный, пробную партию 10–20 штук лучше оплатить отдельно и оформить акт приёмки, затем оформлять основной заказ отдельным документом.
Запись в КУДиР: где отражать и какие проводки вести
Для УСН «доходы‑минус расходы» фиксируйте расходы в книге учета доходов и расходов (КУДиР) в день списания или оплаты в зависимости от формы расчёта. Документы, подтверждающие расход, хранятся вместе с копиями записей в КУДиР.
Пример: магазин одежды в Бресте закупил фирменные пакеты и сразу списал их на расходы. В КУДиР это отражено датой фактической оплаты и указан тип расхода — упаковка и рекламная продукция.
Как сделать: в КУДиР укажите дату, контрагента, основание (номер и дата счёта/накладной), сумму в BYN и назначение расхода (например, «фирменные пакеты, рекламная продукция»). При оплате по безналу сохраняйте выписку банка. Если оплата наличными — приходный ордер и подпись ответственного лица.
Списание остатков, учёт как товар или реклама и пример для совместных акций
Мерч может учитываться как товарно‑материальные ценности, спецодежда или рекламные расходы. В зависимости от характера используйте складской учёт или прямое списание на расходы. Если мерч раздаётся бесплатно на промоакциях, это реклама; если продаётся — товар.
Пример: мини‑пекарня в Могилёве участвовала в местной ярмарке, где продавала хлеб и раздавала фирменные полотенца в подарок. Полотенца учли как рекламные расходы и оформили акт передачи для учёта списания.
Как сделать: если мерч передаётся на продажу — оформите приходную накладную и заведите на склад с учётом остатков; если раздача рекламная — оформите акт списания с указанием цели. Для участия в ярмарках сохраните договор с организатором и документы по месту продажи. Дополнительная информация по оформлению затрат при участии в выставках и ярмарках доступна в материале о соответствии расходов на участие в выставках и ярмарках.
Полезная ссылка: учёт расходов на участие в выставках и ярмарках при УСН «доходы‑минус расходы»
Типичные ошибки
- Нет первичных документов — только договор устный или переписка без счёта/накладной.
- Учёта остатков нет: списали всю партию как расход, хотя часть мерча продаётся.
- Оплата поставщику «в конверте» или без приходного ордера — риски для учёта.
- Отдельные единицы мерча выданы сотрудникам без актов передачи — налоговые вопросы по спецодежде.
- Не отмечена рекламная цель раздачи — спорный момент при проверке расходов.
3 шага на этой неделе: 1) соберите все документы по текущему мерчу в отдельную папку (договора, счета, акты); 2) проверьте, как вы учитываете остатки — заведите на склад или оформите акт списания; 3) при следующем заказе оговорите с поставщиком формат первичных документов и срок приёмки. Эти три шага минимизируют риск отказа в учёте расходов и упростят ведение КУДиР.