Это руководство объясняет, какие расходы на участие в майских ярмарках и фестивалях можно учесть при УСН «доходы‑минус расходы», какие документы собрать и как записать операции в учёт. Полезно для кафе, ремесленников, магазинов и салонов в Минске, Гомеле, Гродно и небольших городах (Вилейка, Калинковичи и проч.).
1. Что относится к учётным расходам при участии в ярмарке
К учётным расходам относят те траты, которые нужны для продажи на событии и подтверждены документами. Примеры: аренда места, плата организатору, оплата транспорта, закупка товаров и упаковки, аренда оборудования, оплата труда работников, реклама мероприятия.
Пример: пекарня из Бреста арендует стенд за 150 BYN, доставляет выпечку на машине, платит продавцу 80 BYN за смену и тратит 25 BYN на упаковку. Все расходы фиксируют платёжными поручениями, кассовыми чеками и договором аренды.
Как сделать: перед ярмаркой составьте список возможных расходов, попросите у организаторов договор или акт аренды и сохраните все чеки и платежи по отдельной папке «Ярмарки‑2026» в облачном хранилище.
2. Учёт транспортных расходов и смешанных расходов
Транспортные траты учитывают, если документально распределены между бизнесом и личным использованием. Для служебного автомобиля ведут журнал пробега; для личного — рассчитывают долю коммерческих поездок.
Пример: ремесленник из Мозыря ездит на ярмарку в Минск. Записывает пробег туда/обратно 480 км, отмечает цель поездки, сохраняет чеки на бензин и плату за паром/платную стоянку. Сумма списывается пропорционально деловым километрам.
Как сделать: заводите простой путевой лист и прикладывайте к нему копии чеков на топливо и билетов. Для расчёта используйте стандартную формулу: расход топлива × цена за литр × доля деловых км.
3. Учет расходных материалов, упаковки и дегустаций
Материалы и упаковка списывают по факту расхода. Бесплатные дегустации и рекламные пробники относятся к расходам на продвижение при условии документального подтверждения закупки и количества.
Пример: магазин сувениров из Гомеля тратит 40 BYN на коробки, 15 BYN на бирки и 30 BYN на небольшие пробники. Все накладные и кассовые чеки сохраняют и вносят в реестр расходов.
Как сделать: заведите табличку с остатками материалов перед мероприятием и после; разницу отразите как себестоимость проданных товаров на ярмарке.
4. Выездной стенд и услуги третьих лиц (аренда, монтаж, охрана)
Аренду и работы подрядчиков учитывают по договору и актам выполненных работ. Если площадка берет комиссию с продаж, комиссию учтите как расход в периоде продажи.
Пример: салон красоты из Вилейки открывает pop‑up на фестивале и нанимает монтажников за 60 BYN, арендует лампу и стол за 35 BYN, платит организатору комиссию 10% от выручки. Договоры и акты — основание для списания.
Как сделать: заключите простой письменный договор с подрядчиком, примите работы актом, оплату фиксируйте платёжным поручением. Для шаблона договорных документов используйте рекомендации по pop-up продажам для микробизнеса: Pop-up beauty‑станция на фестивале: пошаговый план для микро‑салона.
5. Учёт выручки, возвратов и взаимодействие с кассой
Выручку фиксируйте по кассовым чекам или счёту‑фактуре. Возвраты, брак и порча корректируют учёт в том периоде, где произошли расходы на товар. Если принимаете наличные, оформляйте приходно‑кассовые ордера и сохраните отчёт по выручке.
Пример: лавка рукоделия из Гродно продала на фестивале 900 BYN, но по возвратам вернула 60 BYN. В учёте выручку отражают 840 BYN, а расходы на изготовление учтены по факту продажи.
Как сделать: в день после ярмарки сформируйте отчёт по выручке и прикрепите все кассовые чеки, акты возврата и банковские выписки. Если используете облачную кассу, выгружайте Z‑отчёт и сохраняйте копию.
6. Практический план учёта для малого бизнеса
Ниже — простой алгоритм от планирования до записи в учёт.
- Спланируйте бюджет: аренда, транспорт, материалы, оплата труда, реклама.
- Подпишите договор с организатором и сохраните акт сдачи‑приёмки места.
- Выдайте аванс сотрудникам с оформлением авансового отчёта и чеками.
- После ярмарки соберите все первичные документы: чеки, счета, платёжные поручения, акты.
- Отразите расходы в реестре по статьям и сохраните копии документов в облаке.
- Сверьте остатки товаров и оформите корректировки по браку и возвратам.
Для общего запуска pop‑up формата полезно прочитать пошаговый план по выездным торговым форматам: Pop-up магазины и выездные торговые форматы: пошаговый план запуска.
Типичные ошибки
- Нет письменного договора с организатором или подрядчиком.
- Отсутствие первичных документов на транспорт и материалы.
- Смешивание личных и коммерческих расходов без распределения.
- Нефиксирование авансов и отчётов сотрудников.
- Неучтённая комиссия площадки и невнесение её в расходы.
3 шага, которые можно сделать на этой неделе: 1) собрать шаблон договора и папку «Ярмарки‑2026» в облаке; 2) составить прогноз расходов и распечатать путевой лист для транспорта; 3) договориться с организатором о форме акта сдачи места и сохранить образец для учёта.