Коротко: это инструкция по оформлению договоров и отражению затрат на обучение сотрудников так, чтобы расходы можно было включить в налогооблагаемую базу при УСН «доходы‑минус расходы». Зачем: чтобы сохранить деньги бизнеса и избежать претензий налоговой, достаточно просто и последовательно оформить документы и записи в КУДиР.
Договор с внешним провайдером: кафе в Минске нанимает бариста‑тренера
Сценарий: небольшое кафе в Минске заказывает курс бариста у частного тренера или учебного центра — 2 дня, 6 человек, стоимость BYN 900.
Какие документы нужны: договор оказания услуг с описанием программы и стоимости, счёт/счёт‑фактура (если выдается), акт выполненных работ или акт оказанных услуг, платёжные документы (банковская выписка или кассовый чек), список участников.
Совет: в договор включите пункт об акте и о форме подтверждения присутствия (список с подписями). Оплачивайте по безналу и сохраняйте выписки как подтверждение платежа.
Оплата тренинга у ИП против оплаты у юрлица: салон красоты в Гродно
Сценарий: салон красоты в Гродно приглашает тренера, работающего как индивидуальный предприниматель, на мастер‑класс для сотрудников.
Чем отличается оформление: с ИП оформляют договор с указанием ИНН/УНП, реквизитов; если тренер — юрлицо, дополнительно приходят счёт и акт от организации. В обоих случаях нужен акт оказанных услуг с датой и перечнем участников.
Совет: запросите у исполнителя копию свидетельства ИП или выписку из ЕГР и включите в договор реквизиты, чтобы в КУДиР было основание для расходов без лишних вопросов от налоговой.
Внутреннее обучение или тренер из числа сотрудников: магазин в Барановичах
Сценарий: владелец магазина в Барановичах проводит обучение продажам силами старшего продавца, оплачивает ему дополнительное вознаграждение.
Оформление: оформите приказ о проведении обучения, гражданско‑правовой договор с внутренним тренером или положение о вознаграждении, акт оказанных услуг или ведомость учёта часов и подписи участников, платёжные документы на выплату вознаграждения.
Совет: разделите оплату за рабочее время и премию за тренинг. Зарплатные начисления остаются в кадрах, а вознаграждение по договору оформляйте отдельным платежом с актом и списком участников.
Запись расходов в КУДиР: что конкретно писать
Что фиксировать в КУДиР: дата операции, сумма, контрагент, основание (номер договора, акта), краткое содержание (например, «обучение персонала — бариста»). Храните в папке связанные документы: программа обучения, приказы, списки, платежи.
Пример записи в КУДиР:
- Дата: 10.05.2026
- Операция: оплата тренинга по бариста
- Контрагент: ИП Иванов У.Н.П. 123456789
- Основание: договор №05/2026, акт от 10.05.2026
- Сумма расходов: 900 BYN
Совет: пронумеруйте документы и заведите электронную копию каждой бумаги. При проверке налоговой покажите связку «договор — акт — платёж — списки участников».
Как доказать деловую цель обучения
Сценарий: сервисный центр в Гомеле отправляет мастеров на курс по диагностике — расходы требуют подтверждения связи с деятельностью.
Что показывать: программа курса с темами, описанием навыков; приказ о направлении сотрудника; справка о составе группы; отчёт по результатам (например, протокол тестирования или перечень внедрённых приёмов в работу).
Совет: возьмите у исполнителя программу и прикрепите её к акту; сделайте короткий внутренний отчёт: «что изменилось в работе после обучения» и храните вместе с документами.
Полезная заметка
Если нужен практический пример организации обучения операторов допродаж, полезный материал есть в статье по теме обучения персонала для МСБ Беларуси: Обучение операторов допродажам и кросс‑сейлу для МСБ Беларуси.
Типичные ошибки
- Оплата без договора или без акта — налоговая не примет расход.
- Нет списка участников или нет подтверждения фактического присутствия.
- Перепутаны основания оплаты: оплачена предоплата, но нет акта или отчёта об оказанных услугах.
- Оплата наличными без кассового чека для регистратора, если требуется.
- Не разделяют зарплату и вознаграждение за проведение тренинга для внутреннего тренера.
3 шага, которые можно сделать на неделе: 1) подготовьте шаблон договора оказания услуг с пунктом об акте и списке участников, 2) составьте форму приказа о направлении на обучение и образец списка участников, 3) заведите папку «обучение 2026» и положите туда программу, договор, акт и платёжные документы после первого курса.