Коротко: это руководство объясняет, какие расходы признавать, как оформить договор с микроинфлюенсером и как правильно заносить записи в КУДиР при УСН «доходы‑расходы». Полезно владельцам кафе, салонов, небольших магазинов и сервисов в Минске и других городах Беларуси, которые платят за промо у местных авторов.
1. Как классифицировать расход: вознаграждение, товар или услуга
Основной вопрос: за что вы платите — за рекламу (услуга), за материальный товар (продукт для обзора) или за смешанную модель. От этого зависит счёт и документальная база.
Пример: кафе в Минске договаривается с фуд‑блогером о трёх постах и одной дегустации. Оплата — 300 BYN плюс 30 BYN за покрытие ингредиентов.
Как сделать: в договоре укажите предмет (посты, сторис, эфир), точные сроки и форму расчёта. Разделите сумму на «вознаграждение за рекламу» и «компенсация материалов». Для компенсации материалов попросите чек или накладную от кафе.
2. Договор и акты: что требовать от микроинфлюенсера
Нужен письменный договор, простой и понятный. В договоре пропишите форму результата (текст, сторис, упоминание в прямом эфире), сроки публикации и критерии приёмки. Прайс‑лист в мессенджере не заменяет договор.
Пример: салон красоты в Гомеле платит микроинфлюенсеру за съёмку ролика и серию фото для сайта. Договор содержит пункт о передаче авторских прав и акт сдачи‑приёмки работ.
Как сделать: оформите договор как договор подряда или возмездного оказания услуг. После публикации брать акт выполненных работ с подписью обоих сторон и ссылками на публикации. Если автор использовал материалы салона (косметику), запишите это отдельной строкой в акте.
3. Платежи и расчёты: наличные, безнал и бартер
Оплачивать лучше по безналу и через расчётный счёт ИП/ООО. При бартере или частичной оплате товаром укажите оценочную стоимость и оформите приход‑расходы по факту передачи.
Пример: магазин одежды в Гродно даёт тканевые маски блогеру вместо части гонорара. На передачу оформляют товарную накладную с оценкой по закупке.
Как сделать: храните платежные поручения, квитанции и накладные. Для бартерных операций оформите акт приёма‑передачи и приложение с ценой. Если оплата наличными — возьмите расписку от инфлюенсера с указанием ИНН или паспортных данных.
4. Записи в КУДиР: где отражать расход и пример проводки
Расходы признаются по факту оплаты и при наличии подтверждающих документов. В КУДиР заносите сумму по строкам, соответствующим типу расхода (реклама, услуги сторонних организаций, материальные затраты).
Пример: интернет‑магазин в Барановичах оплатил рекламу у трёх микроинфлюенсеров. Платёж проведён безналичной оплатой, есть договор и акты — расходы учитывают как рекламные услуги.
Как сделать: в КУДиР укажите дату оплаты, сумму, основание (номер договора/акта) и контрагента. Для материальных компенсаций добавьте отдельную строку с указанием накладной. Если влияние носит разовый характер, оставьте пометку в пояснительной записке к КУДиР.
5. Налоговые риски и как их снизить
Риск — неполная документация, спор о природе расхода или необоснованная оценка бартерных сделок. Это приводит к отказу в учёте расходов при проверке.
Пример: салон в Мозыре дал подарочные сертификаты блогеру, но не сохранил акт передачи; налоговая поставила расход под сомнение.
Как сделать: сохраняйте весь пакет документов: договор, акты, платежи, ссылки на публикации и скриншоты сторис с отметками. Для крупных и повторяющихся кампаний используйте агентский договор с отчётностью по KPI.
Типичные ошибки
- Отсутствие договора или устные договорённости.
- Платёж без подтверждающих документов (нет акта или ссылки на публикацию).
- Смешение компенсации товара и оплаты услуг без детализации в документах.
- Оценка бартеров без подтверждающих ценников или накладных.
- Неучёт НДФЛ при выплатах физлицу‑нерезиденту без уточнения статуса.
Полезные ссылки: подробные правила по фотографиям и видео в рекламе описаны в материале по учёту расходов на фото‑ и видеосъёмку при УСН «доходы‑минус расходы»: учёт расходов на фото‑ и видеосъёмку при УСН.
3 шага, которые можно сделать на неделе:
- Составить простой шаблон договора для сотрудничества и взять его на первую сделку.
- Потребовать акт выполненных работ с ссылками на публикации и сохранить платежные документы.
- Записать расходы в КУДиР по типам: реклама, услуги, материальные компенсации; при сомнениях проконсультироваться с бухгалтером.