Это практическое руководство о том, какие расходы на разработку, поддержку сайта и хостинга можно учитывать при УСН «доходы‑минус расходы» и как оформить документы, чтобы не терять право на списание. Полезно для небольших кафе, магазинов, салонов и сервисов по всей Беларуси.
Какие статьи расходов относятся к учёту
В расходы обычно попадают: разработка и дизайн, покупка шаблонов и плагинов, оплата хостинга и домена, создание контента, интеграция с платёжными системами, техническая поддержка и исправления.
Пример: интернет‑магазин в Могилёве оплатил разработку каталога и подключение оплаты за 2 500 BYN. Эти платежи можно учитывать как расход при наличии договора и акта.
Как сделать: оформляйте договор подряда или оказания услуг с исполнителем, берите акт выполненных работ и банковскую выписку. Если разработчик — физлицо‑самозанятый или ИП, указывайте в договоре реквизиты и форму оплаты.
Хостинг, VPS и домен: регулярные платежи
Ежемесячные или почасовые платежи за сервер и регистрация домена относятся к эксплуатационным расходам. Важно документально связать платёж с вашим бизнес‑сайтом.
Пример: небольшое кафе из Калинковичей платит VPS 12 BYN в месяц и домен 10 BYN в год. При наличии счёта от хостера расходы отражают в учёте ежемесячно.
Как сделать: сохраняйте счёт/акт от провайдера и платёжные поручения. При почасовой тарификации фиксируйте период использования и суммарную сумму за отчётный квартал. Полезна статья о почасовой тарификации VPS для оценки затрат: почасовая тарификация VPS в Беларуси.
Поддержка сайта и абонентское обслуживание
Договоры на техподдержку, исправление ошибок, обновления и резервное копирование — обычная статья расходов. Можно взять абонентную плату за месяц или указать услуги по факту.
Пример: салон красоты в Гродно заключил с фрилансером договор на абонентское сопровождение за 50 BYN в месяц. Работы принимают по ежемесячным актам.
Как сделать: оформляйте регулярные акты и протоколы работ, указывайте объём и время. Если оплачиваете почасово, фиксируйте часы в табеле или в приложениях учёта задач и сохраняйте отчёт исполнителя.
Контент, лицензии и интеграции — как вести расходы
Покупка фото, готовых текстов, платных модулей для CMS и интеграции с платформами продаж — расходы, которые снижают налоговую базу при корректном оформлении.
Пример: магазин в Бресте купил платный модуль для корзины и лицензию на фотобанк за 300 BYN. Поставщик оформил счёт‑фактуру и лицензионный договор.
Как сделать: запрашивайте счёт и лицензионный договор на имя вашего ИП или компании. Указывайте в учётных документах назначение — «для сайта: модуль оплаты». Храните переписку с исполнителем и платёжные документы.
Типичные ошибки
- Оплата наличными без договора и актов.
- Оплата на личный счёт физлица без документов, подтверждающих оказание услуг.
- Смешение личных и бизнес‑платежей по одному хостингу или домену.
- Отсутствие акта выполненных работ при разовой разработке.
- Неправильное оформление периодических услуг (нет расписания работ или отчётов).
Три шага, которые можно сделать на неделе: 1) Проверьте все договоры и счёта за последние 12 месяцев, соберите акты и платёжные поручения в одну папку. 2) Приведите шаблон договора подряда и шаблон акта, добавьте в них чёткое описание работ для сайта. 3) Настройте порядок оплат: платёж по реквизитам компании или ИП, отдельный счёт для онлайн‑расходов, ежемесячный отчёт по хостингу и поддержке.
Полезные ссылки: статья о почасовой тарификации VPS поможет оценить расходы на сервер и выбрать подходящий тариф: почасовая тарификация VPS в Беларуси.