Это инструкция для малого бизнеса Беларуси о том, какие расходы при проведении офлайн‑мастер‑класса подходят под УСН «доходы‑расходы», какие документы собрать и как отразить всё в КУДиР. Подойдёт для кафе, салонов красоты, небольших магазинов и обучающих студий.
Какие расходы включать в смету
Типовая смета включает аренду зала, оплату преподавателя, расходные материалы, печать объявлений, кофе и питание для участников, транспорт, оплату фото‑ и видеосъёмки, страховку и охрану. Учитывайте только те позиции, которые прямо связаны с мероприятием.
Пример: салон красоты в Гомеле проводит вечерний мастер‑класс по окрашиванию: аренда зала в соседнем салоне — 120 BYN, расходные материалы — 80 BYN, гонорар преподавателя — 200 BYN, печать флаеров — 30 BYN, фотограф — 60 BYN.
Как сделать: составьте простую смету в Excel с колонками «позиция», «основание», «сумма», «дата», «документ» и сохраните файл вместе с оригиналами счетов, договоров и квитанций.
Документы и записи в КУДиР
Для УСН «доходы‑расходы» основное требование — первичные документы, подтверждающие расходы. Это договоры (или акты оказанных услуг), счета‑фактуры поставщиков, кассовые чеки, платежные поручения, акты выполненных работ и товарные накладные, если есть материалы.
Пример: кулинарное кафе в Минске проводит мастер‑класс по пицце. Получен счёт от преподавателя, подписан акт, оплата — безнал через банк. В КУДиР заносите дату операции, сумму, вид расхода («услуги преподавателя»), ссылку на договор и номер платёжного поручения.
Как сделать: при занесении в КУДиР указывайте источник документа (№ и дата договора/счёта), краткое описание расхода и номер реестра платёжных документов. Храните электронные копии вместе с бумажными оригиналами.
Оплата преподавателей и подрядчиков: договор, акт, расчёт
Для подрядчиков оформляйте договор оказания услуг или гражданско‑правовой договор. По завершении работ берите акт оказанных услуг с подписью сторон. Без акта налоговая может проверить обоснованность расхода.
Пример: мастер из Бреста ведёт двухчасовой воркшоп в магазине рукоделия. Составили договор, мастер выдал акт, оплата прошла через расчётный счёт. В качестве подтверждения прилагали программу занятия и список материалов.
Как сделать: используйте шаблон договора с указанием даты, объёма услуг и стоимости; в акте фиксируйте количество часов и конкретные результаты (например, «проведено 2 часа, 12 участников»).
Реклама, пробники и бесплатные места: учёт и классификация
Расходы на рекламу и промо относят к маркетинговым расходам. Бесплатные места для привлечения клиентов учитывают как рекламные или представительские расходы при наличии внутреннего приказа или отчёта.
Пример: пекарня в Могилёве раздавала 10 бесплатных мест местным блогерам и вычитала расходы на ингредиенты и упаковку в смете как рекламные расходы. Сделали отчёт о приглашённых и экземпляры публикаций.
Как сделать: оформите внутренний документ «Список участников‑приглашённых» с пояснением цели (реклама), прикрепите скриншоты публикаций и укажите сумму расходов в КУДиР под статьёй «реклама/представительство».
Фото и видео с мероприятия: учёт и оплата
Услуги фотографа или видеографа включаются в расходы при наличии договора и акта. Если материалы используются в коммерческих целях, сохраняйте права на использование в договоре.
Пример: бутик в Гродно нанял фотографа для съёмки мастер‑класса. В договоре прописали передачу права использования фото для соцсетей магазина. Оплата отражена в КУДиР и сохранён акт выполненных работ.
Как сделать: оформите договор с пунктом о передаче прав на фото/видео и выставляйте счёт или акт от фотографа; по расходу добавьте ссылку на папку с файлами и дату публикации.
Полезная статья по учёту съёмки при УСН: учёт расходов на фото‑ и видеосъёмку при УСН.
- Типичные ошибки:
- Отсутствие договора с преподавателем или подрядчиком.
- Нет акта выполненных работ при безналичной оплате.
- Смешение личных расходов организатора и расходов мероприятия без подтверждений.
- Отсутствие описания экономического смысла мероприятия в документах.
- Хранение только электронных копий без резервного бэкапа и подписи.
Три шага, которые можно сделать на этой неделе:
- Составить шаблон сметы и договора для мастер‑класса; сохранить его в облаке и на компьютере.
- Собрать чек‑лист первичных документов: договор, счёт, платёж, акт, список участников и копии публикаций.
- Занести пробную запись в КУДиР по реальному мероприятию: дата, статья расхода, сумма, ссылка на документ.
Полезные ссылки: подборка по бюджетным офлайн‑ивентам и планированию расходов: бюджетные офлайн‑ивенты для участников бонусной программы МСБ Беларуси.