С 2026 года в Беларуси действуют уточненные правила Министерства по налогам и сборам для учета затрат на обучение штатных бухгалтеров на УСН с объектом «доходы минус расходы». Если у вас микро-, малый или средний бизнес — кафе, салон красоты, магазин, сервис — эти расходы уменьшают налоговую базу. Но только при правильном оформлении. Разберем, какие документы нужны, как отразить суммы в КУДиР и на что обратить внимание, чтобы налоговая не сняла затраты.
Какие программы обучения признает МНС
Не любое обучение можно списать. МНС принимает расходы на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и семинары, если у учебного центра есть аттестация и лицензия. Подходят курсы по изменениям в налоговом кодексе, работе в новом бухгалтерском ПО, учету в 1С, Excel для бухгалтеров, управленческому учету. Программа должна быть связана с должностными обязанностями сотрудника.
Пример из Минска. Владелец небольшого салона красоты отправил штатного бухгалтера на двухдневный семинар «Новые правила УСН в 2026: практикум». Стоимость — 450 BYN. Учебный центр предоставил лицензию, договор и акт. Эти 450 BYN салон включил в расходы при УСН. Налоговая база уменьшилась, налог снизился.
Совет. Проверяйте наличие лицензии у образовательного учреждения до подписания договора. Запросите копию. Без нее МНС снимет расходы при проверке.
Какие документы собрать для списания
Чтобы подтвердить расходы, нужны три документа: договор с учебным центром, акт выполненных услуг, платежный документ (платежное поручение, чек). В договоре укажите, кто проходит обучение, программа и стоимость. Акт подписывается после оказания услуги.
Пример из Гомеля. ИП с магазином стройматериалов оплатил онлайн-курс для бухгалтера за 300 BYN. Учебный центр прислал только счет и чек. Договора не было. При проверке МНС не приняла расходы — не подтверждена связь с работой сотрудника. Предприниматель потерял 300 BYN из налоговой базы.
Совет. Заключайте договор в письменной форме. Пропишите должность сотрудника, название программы и количество часов. Это снимет вопросы при камеральной проверке.
Как отразить расходы в КУДиР
Расходы на обучение фиксируются в КУДиР в том периоде, когда подписан акт выполненных услуг. Оплата может быть раньше — это неважно. Дата акта определяет период списания. Сумму вносите в графу «Расходы» на основании первичных документов.
Пример из Бреста. ИП с автосервисом оплатил обучение бухгалтера в августе 2026 года, акт подписали в августе. Сумма 500 BYN отражена в КУДиР за август. Налоговая база уменьшена на эту сумму. Если бы акт подписали в сентябре, запись сделали бы в сентябре.
Совет. Не ждите окончания года. Вносите записи в КУДиР сразу после подписания акта. Это упрощает подготовку квартальной и годовой отчетности. Подробнее о ведении КУДиР и частых ошибках читайте в статье Интеграция облачной бухгалтерии с КУДиР: частые ошибки в 2026.
Что изменилось в 2026 году
МНС уточнило перечень подтверждающих документов. Теперь обязательна ссылка на программу обучения и ее связь с работой сотрудника. Раньше достаточно было договора с формулировкой «обучение бухгалтера». Теперь нужна расшифровка: какие темы, сколько часов, какая квалификация присваивается.
Пример из Витебска. Бухгалтер ООО прошла курс «Excel для бухгалтеров: продвинутый уровень» за 200 BYN. В договоре указали «обучение бухгалтера». МНС запросила программу курса. Компания предоставила — 12 часов, темы: сводные таблицы, функции, работа с большими массивами. Расходы приняли.
Совет. Просите у учебного центра расшифровку программы с перечнем тем и количеством часов. Храните ее вместе с договором и актом.
Типичные ошибки
- Оплата обучения без договора. МНС не примет расходы — нет подтверждения.
- Отсутствие акта выполненных услуг. Только платежки недостаточно.
- Программа не связана с должностными обязанностями бухгалтера. Например, курсы по дизайну или маркетингу.
- Учебный центр без лицензии. Проверяйте на сайте МНС или запрашивайте копию.
- Запись в КУДиР до подписания акта. Дождитесь даты акта.
- Программа частично оплачена из личных средств сотрудника. Возместите расходы через кассу или расчетный счет, иначе затраты не учитываются.
Что делать, если обучение проходит внутри компании
Если обучение проводит штатный сотрудник (например, старший бухгалтер обучает младшего), расходы на учебные материалы и аренду помещения можно списать. Но затраты на зарплату обучающего сотрудника не относятся к расходам на обучение — это обычные расходы на оплату труда. Разграничьте эти суммы в учете.
Пример из Могилева. ИП с оптовым складом провел внутренний семинар для бухгалтера по работе с новым ПО. Купили методичку за 80 BYN и арендовали переговорную за 120 BYN. Эти 200 BYN включили в расходы. Зарплату старшего бухгалтера не трогали.
Совет. Составьте приказ о проведении внутреннего обучения, укажите тему, дату и список участников. Приложите чеки на материалы и аренду.
3 шага, которые можно сделать на этой неделе:
- Проверьте, есть ли у вашего учебного центра лицензия. Запросите копию, если не получили при заключении договора.
- Соберите полный пакет документов на последнее обучение бухгалтера: договор, акт, платежный документ, программу курса. Убедитесь, что программа связана с работой сотрудника.
- Внесите расходы в КУДиР за тот период, в котором подписан акт. Не откладывайте на конец года.