Когда сотрудница сообщает о беременности, у руководителя на УСН возникает много вопросов: кто платит пособие, можно ли уволить, как не получить штраф от ФСЗН. В этой статье разберем пошаговый алгоритм — от получения заявления до закрытия больничного. Вы узнаете, какие документы передать в Фонд, как рассчитать сумму пособия и какие ошибки чаще всего приводят к доначислениям.
Какие документы должна принести сотрудница?
Сотрудница приносит заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам и листок нетрудоспособности (больничный). Если она работала в вашей компании меньше шести месяцев, может потребоваться справка о сумме заработка у предыдущих нанимателей. Все документы вы обязаны принять и зарегистрировать не позднее дня начала отпуска.
Кто платит пособие — наниматель или государство?
Самое распространённое заблуждение — что наниматель платит декретные из своего кармана. На самом деле пособие по беременности и родам полностью финансируется из ФСЗН. Работодатель только передаёт документы, а затем перечисляет сотруднице сумму, которую ему возмещает Фонд. Вы не несёте дополнительной нагрузки на бюджет — деньги приходят из средств социального страхования. (Источник: консультация MyConsult по оформлению декрета.)
Как рассчитать размер пособия?
Пособие рассчитывается исходя из среднедневного заработка за последние шесть календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Количество дней отпуска — 126 (стандартный случай), при осложнённых родах — 140. Формула: среднедневной заработок × количество дней отпуска. Максимальный размер пособия ежегодно устанавливает ФСЗН. Уточнить актуальные лимиты можно в вашей бухгалтерской программе или на сайте Фонда.
Как отразить декретные выплаты в учёте на УСН?
На УСН «доходы» пособие не облагается налогом — вы не учитываете его в доходах, потому что перечисляете сотруднице и получаете возмещение от ФСЗН. На УСН «доходы минус расходы» суммы пособия не включаются в расходы — они компенсируются Фондом. Главное — правильно оформить проводки, чтобы у налоговой не возникло вопросов. Для сверки данных декларации по УСН можно воспользоваться материалом Проверка декларации УСН за II квартал 2026: 7 контрольных соотношений.
Можно ли уволить сотрудницу, если заканчивается контракт?
Нет. Уволить беременную по инициативе нанимателя нельзя — даже если срок контракта истёк. Контракт продлевается на период отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребёнком до трёх лет. Если нарушить это правило, последует штраф от ФСЗН и судебные разбирательства.
Типичные ошибки нанимателя
- Увольнение сотрудницы по окончании контракта без учёта беременности.
- Непредоставление отпуска по беременности и родам (отказ подписать заявление).
- Задержка выплаты пособия — нарушение сроков передачи документов в ФСЗН.
- Попытка оформить сотрудницу по договору подряда вместо трудового, чтобы сэкономить на взносах в ФСЗН. Такие схемы давно выявляются при проверках.
- Неправильный расчёт среднедневного заработка (например, включение периодов, не подлежащих оплате).
Полезные ссылки
Чтобы избежать проблем с налоговой и ФСЗН, изучите также: Проверка декларации УСН за II квартал 2026 и УСН или НПД: какой налоговый режим выбрать в 2026 — если после декрета сотрудница захочет работать как самозанятая, это может быть актуально.
3 шага, которые можно сделать сегодня, если сотрудница объявила о беременности:
- Проверьте сроки передачи больничного в ФСЗН — не позднее 10 дней после его получения.
- Убедитесь, что у вас есть письменное заявление о предоставлении отпуска.
- Рассчитайте среднедневной заработок за последние 6 месяцев и подготовьте расчётный лист.
